CHƯƠNG I
ĐIỀU KHOẢN CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng:
- Phạm vi điều chỉnh:
Quy chế này quy định nguyên tắc, trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam.
- Đối tượng áp dụng:
Quy chế áp dụng đối với con dấu của Hiệp hội, con dấu giao cho Văn phòng Hiệp hội quản lý và sử dụng.
Điều 2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
Quy chế quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được xây dựng theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu, trong đó:
- Con dấu của Hiệp hội là tài sản pháp lý của Hiệp hội, được sử dụng thống nhất, đúng thẩm quyền, đúng mục đích, bảo đảm tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.
- Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu.
- Việc quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định của pháp luật và theo Quy chế này.
Nghiêm cấm việc sử dụng con dấu không đúng thẩm quyền, sai mục đích hoặc cho mượn, cho thuê, chuyển giao con dấu.
- Con dấu có hình tròn; mực dấu màu đỏ.
Chương II
TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 3. Trách nhiệm của tập thể lãnh đạo và người đứng đầu
- Chủ tịch Hiệp hội là người chỉ đạo và giao tổ chức, cá nhân quản lý và sử dụng con dấu.
- Chủ tịch Hiệp hội giao Chánh Văn phòng Hiệp hội là người chịu trách nhiệm về công tác quản lý và sử dụng con dấu theo Quy chế này và đúng pháp luật.
- Chủ tịch Hiệp hội giao hoặc Chánh Văn phòng ủy quyền bằng văn bản đơn vị hoặc cá nhân thuộc Hiệp hội trực tiếp phụ trách giữ và đóng dấu theo Quy chế này và đúng pháp luật.
Điều 4. Trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu phải theo đúng quy định pháp luật và theo Quy chế này
- Luôn luôn cất giữ con dấu ở nơi an toàn và đảm bảo khóa bí mật.
- Không giao con dấu cho người khác (trừ trường hợp có chỉ đạo bằng văn bản của Chủ tịch Hiệp hội). Khi bàn giao con dấu và khóa an toàn của Hiệp hội phải được lập biên bản.
Không cho mượn, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu.
Không chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
- Không mang con dấu ra khỏi trụ sở làm việc.
- Được trang bị các phương tiện để cất giữ con dấu an toàn; kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc sử dụng con dấu.
- Kịp thời báo cáo với Chủ tịch Hiệp hội trong trường hợp con dấu bị thất lạc, mất; báo cáo và đề xuất các cấp lãnh đạo làm thủ tục khắc lại con dấu trong trường hợp con dấu bị mòn, hỏng.
- Sử dụng con dấu đúng quy định:
– Trực tiếp đóng dấu và ký số vào các văn bản; trước khi đóng dấu phải kiểm tra thể thức, thể loại văn bản và chữ ký trên văn bản là đúng của người có thẩm quyền ký văn bản;
– Người có thẩm quyền ký văn bản thuộc cơ quan Hiệp hội theo Quyết định phân công nhiệm vụ Ban lãnh đạo Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam Nhiệm kỳ I (2026-2031). Người ký văn bản chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Chủ tịch Hiệp hội.
Trong trường hợp người quản lý và sử dụng con dấu băn khoăn thì xin ý kiến Chủ tịch Hiệp hội. Không được chậm trong việc giải quyết công việc, thời gian giải quyết không quá 02 ngày làm việc (không kể ngày nghỉ, lễ).
– Chánh Văn phòng là người được ký thừa lệnh Chủ tịch để thông báo kết luận hội nghị hoặc truyền đạt ý kiến Chủ tịch Hiệp hội gửi các đơn vị trực thuộc Hiệp hội.
– Không được đóng dấu khống;
– Nghiêm cấm lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình thực hiện giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức.
- Đóng dấu vào văn bản đúng quy định công tác văn thư, lưu trữ:
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Việc đóng dấu treo lên các văn bản, giấy tờ, tài liệu hoặc phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của Hiệp hội hoặc tên của phụ lục.
– Nếu văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang. Việc đóng dấu giáp lai được thực hiện như sau: Dấu được đóng vào mép phải của văn bản hoặc phụ lục của văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
Điều 5: Trách nhiệm của các đơn vị:
- Chánh Văn phòng:
– Chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành, Chủ tịch Hiệp hội và pháp luật trong việc quản lý, sử dụng con dấu, khóa an toàn của Hiệp hội.
– Có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra giám sát việc quản lý và sử dụng con dấu.
– Khóa an toàn của Hiệp hội theo đúng quy định.
- Văn thư Hiệp hội phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Chủ tịch Hiệp hội về quản lý và sử dụng con dấu, khóa an toàn được giao.
- Các đơn vị trực thuộc Hiệp hội có trách nhiệm phổ biến và triển khai cho đơn vị thực hiện quy chế này.
Chương III
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 6. Xử lý vi phạm
Cá nhân nào có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà xử lý kỷ luật theo quy định của Hiệp hội hoặc theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Điều khoản thi hành
- Quy chế này có hiệu lực trong phạm vi hoạt động Hiệp hội; mọi thành viên có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc hoặc có vấn đề mới phát sinh, đề nghị phản ánh kịp thời về Văn phòng Hiệp hội để nghiên cứu trình Chủ tịch Hiệp hội xem xét, bổ sung cho phù hợp
- Quy chế này gồm 03 Chương, 07 Điều, có hiệu lực thi hành kể từ ngày Chủ tịch Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam ký Quyết định ban hành./.