CHƯƠNG I
ĐIỀU KHOẢN CHUNG
Điều 1. Tên gọi và địa điểm làm việc:
– Tên gọi: Văn phòng Hiệp hội .
– Địa điểm: Số 2 ngõ 95 Chùa Bộc, phường Kim Liên, thành phố Hà Nội.
– Điện thoại: ………….
– Email: …………@gmail.com.
Điều 2. Vị trí pháp lý
Văn phòng Hiệp hội (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là tổ chức chuyên môn trực thuộc Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam (sau đây gọi tắt là Hiệp hội), do Chánh văn phòng đứng đầu, là bộ phận tham mưu, giúp việc Ban chấp hành, Ban thường vụ và Chủ tịch, các Phó chủ tịch, Tổng thư ký hiệp hội, triển khai các hoạt động của Hiệp hội.
Văn phòng chịu sự quản lý toàn diện của Chủ tịch Hiệp hội, có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, chấp hành chủ trương, chính sách của nhà nước, các quy định của pháp luật, của Hiệp hội. Tổng Thư ký điều hành công việc Văn phòng theo chỉ đạo của Chủ tịch Hiệp hội.
Điều 3. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định chế độ làm việc, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công tác của Văn phòng Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam.
CHƯƠNG II
TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ
Điều 4. Cơ cấu tổ chức.
– Lãnh đạo Văn phòng.
– Cán bộ chuyên môn.
Điều 5. Lãnh đạo Văn phòng.
- Lãnh đạo Văn phòng gồm Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hiệp hội về lãnh đạo, quản lý toàn diện hoạt động của Văn phòng.
- Phó Chánh Văn phòng là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành một số lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và Chủ tịch Hiệp hội về các lĩnh vực công tác đó.
- Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm là đầu mối phối hợp giữa các đơn vị trực thuộc Hiệp hội hoàn thành nhiệm vụ được giao trên tinh thần hỗ trợ và hợp tác.
- Lãnh đạo Văn phòng do Chủ tịch trực tiếp Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định.
Điều 6. Nhân sự của Văn phòng.
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tiêu chuẩn, vị trí việc làm, nhu cầu công việc của Văn phòng, Chánh Văn phòng đề xuất và trình Chủ tịch Hiệp hội duyệt.
- Chánh Văn phòng là người trực tiếp quản lý nhân sự của Văn phòng theo quy định.
- Thời gian làm việc áp dụng như đối với cán bộ nhà nước, nhân viên theo đúng quy định của Hiệp hội và theo đúng Luật Lao động.
- Lương và phụ cấp cho cán bộ, nhân viên được áp dụng theo quy định hiện hành và Nghị quyết Hiệp hội. Hiệp hội đóng bảo hiểm theo chế độ như đối với công nhân viên chức nhà nước theo quy định.
- Tiền thù lao được áp dụng theo chế độ làm thêm giờ cho lao động.
- Tùy theo khả năng nguồn thu của Hiệp hội, hàng năm tổ chức cho cán bộ, nhân viên đi nghỉ dưỡng.
CHƯƠNG III
CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ
Điều 7. Chức năng
Tham mưu giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Tổng Thư ký Hiệp hội quản lý, tổ chức thực hiện công tác hành chính tổng hợp, văn thư lưu trữ, tổ chức quản trị website, thông tin ý kiến chỉ đạo của Ban Thường trực Hiệp hội, Nghị quyết Ban Chấp hành, Ban Thường vụ và các lĩnh vực tổng hợp khác.
Điều 8. Nhiệm vụ
- Văn phòng Hiệp hội là đầu mối giao dịch, tiếp nhận công văn, giấy tờ,…. đến văn phòng, trình Chủ tịch chỉ đạo; không chậm hơn 03 ngày phải dự thảo văn bản, Tờ trình xin ý kiến Ban Chấp hành, Ban Thường vụ theo chỉ đạo của Chủ tịch Hiệp hội về những vấn đề thuộc thẩm quyền Ban Chấp hành, Ban Thường vụ theo Quy chế làm việc của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hiệp hội.
- Chuẩn bị lịch họp, nội dung và mời thành phần họp theo chương trình, kế hoạch Chủ tịch đã duyệt và báo cáo tại hội nghị. Dự thảo các Nghị quyết, thông báo kết luận của Hội nghị trình Chủ tịch Hiệp hội theo quy chế không quá 03 ngày sau khi họp.
- Là đầu mối phối hợp, theo dõi và đôn đốc đơn vị thuộc Hiệp hội chuẩn bị và thực hiện trong các hoạt động, hội nghị, hội thảo… theo quy định hiện hành.
- Triển khai công tác thống kê hoạt động thuộc kế hoạch và cập nhật các số liệu thống kê lên trang website của Hiệp hội.
- Quản lý hệ thống email; Website của Hiệp hội.
- Thực hiện công tác phục vụ lễ tân, đón tiếp các đại biểu trong và ngoài nước đến họp, làm việc với Hiệp hội. Tiến hành các thủ tục đoàn ra, đoàn vào theo yêu cầu của lãnh đạo Hiệp hội đối với các đoàn đi công tác trong và ngoài nước và đúng quy định nhà nước.
- In ấn, sao chụp văn bản, tài liệu … phục vụ các hoạt động của Hiệp hội theo quy định và theo chỉ đạo của Chủ tịch Hiệp hội.
- Công tác thư ký: Chuẩn bị các tài liệu làm việc cho Chủ tịch, ghi biên bản các cuộc họp do Chủ tịch chủ trì hoặc ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo Hiệp hội về tổ chức bộ máy và nhân sự văn phòng và các đơn vị trực thuộc; đề xuất, tổ chức tuyển dụng người lao động theo quy định, tiêu chuẩn đủ năng lực, phẩm chất, phù hợp nhiệm vụ của từng vị trí của Văn phòng trình Chủ tịch phê duyệt. Thừa lệnh Chủ tịch, Chánh Văn phòng ký hợp đồng lao động theo quy định hiện hành .
- Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước, của Hiệp hội với người lao động.
- Quản lý hồ sơ của người lao động trong văn phòng và của các cán bộ lãnh đạo đơn vị thuộc cơ quan, Hiệp hội theo phân cấp quản lý Hiệp hội quản lý về hồ sơ hội viên, thu phí hội viên và theo dõi diễn biến hoạt động của hội viên.
- Thi đua khen thưởng: Văn phòng là cơ quan thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng và kỷ luật của Hiệp hội.
Lập kế hoạch, các chương trình hàng năm, 6 tháng về thi đua, khen thưởng. Đề xuất nội dung thi đua, khen thưởng thường kỳ, đột xuất trình Chủ tịch xem xét, phê duyệt.
Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị và các cá nhân theo đúng chủ trương của Hiệp hội tổ chức triển khai các phong trào thi đua và thực hiện chính sách khen thưởng của nhà nước, của Hiệp hội.
Quản lý hồ sơ khen thưởng, kỷ luật theo quy định.
- Công tác Văn thư lưu trữ: Thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, Văn thư lưu trữ theo các quy định của nhà nước, của Hiệp hội.
– Soạn thảo, ban hành văn bản duyệt, bổ sung, sửa chữa văn bản dự thảo đã duyệt; kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; ký văn bản các bản sao văn bản.
– Quản lý văn bản đi, đến của Hiệp hội: Trình Chủ tịch Hiệp hội các văn bản, hồ sơ đến chậm nhất hai ngày sau khi nhận được; những trường hợp khẩn cấp thì Chánh Văn phòng báo cáo ngay Chủ tịch để giải quyết. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch được ủy quyền khi Chủ tịch vắng mặt thì văn phòng đôn đốc, theo dõi việc giải quyết văn bản đến, lưu trữ văn bản hoặc dự thảo văn bản giải quyết trình ký và báo cáo Chủ tịch về diễn biến, kết quả thực hiện.
– Quản lý con dấu, chữ ký, chữ ký số và sử dụng con dấu theo quy định.
– Quản lý việc đảm bảo tính pháp chế của các loại văn bản, thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn văn bản của Hiệp hội trước khi ban hành.
- Quản trị Website: Phối hợp với cơ quan truyền thông được chỉ định để xây dựng kế hoạch quảng bá, truyền thông đăng tải các hoạt động của Hiệp hội, đơn vị thuộc Hiệp hội và hội viên. Thông tin kịp thời đầy đủ đến tất cả các hội viên, các thành viên về Nghị quyết Ban Chấp hành, ban thường vụ, Nghị quyết Đại hội, các thông báo kết luận của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Hiệp hội.
- Chịu trách nhiệm quản lý thu chi của văn phòng và quản lý ngân sách, tài khoản của Hiệp hội theo chế độ chính sách của nhà nước và các quy định của Hiệp hội.
- Chịu trách nhiệm quản lý tài chính, tài sản hiệu quả, không lãng phí và theo đúng các quy định hiện hành. Văn phòng làm thủ tục tiếp nhận, quản lý tài sản mua sắm, trao tặng theo quy định, tổ chức đánh giá, kiểm kê và thanh lý tài sản theo quy định.
- Chánh Văn phòng là người thay mặt cơ quan Hiệp hội ký Hợp đồng thuê Văn phòng hoặc thuê phương tiện, tài sản theo quy định; ký hợp đồng lao động nhân sự văn phòng theo quy định hiện hành.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chủ tịch Hiệp hội.
CHƯƠNG IV
TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
Điều 9. Trách nhiệm:
- Tổ chức thực hiện tốt công việc theo chức năng, nhiệm vụ trong quy chế.
- Tổng hợp và báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ cho Chủ tịch Hiệp hội, Phó Chủ tịch Thường trực, Tổng Thư ký và các cấp có thẩm quyền theo yêu cầu.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch hiệp hội giao.
Điều 10. Quyền hạn
- Yêu cầu các đơn vị chuyên môn, đơn vị trực thuộc và các hội viên cung cấp thông tin, báo cáo, hồ sơ, tài liệu cần thiết để phục vụ công tác tham mưu, tổng hợp, quản lý và điều hành hoạt động của Hiệp hội.
- Văn phòng được tham dự các cuộc họp của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các ban chuyên môn và các hội nghị, hội thảo của Hiệp hội để nắm bắt thông tin, ghi biên bản, tổng hợp ý kiến và tổ chức triển khai thực hiện các kết luận, nghị quyết, quyết định của Hiệp hội.
- Chánh Văn phòng hoặc người được ủy quyền được ký thừa lệnh hoặc ký theo ủy quyền của Chủ tịch, Tổng Thư ký các văn bản hành chính, thông báo, giấy giới thiệu, giấy xác nhận, thư mời và các văn bản nghiệp vụ khác của Hiệp hội theo đúng phạm vi, thẩm quyền được giao.
- Được tham mưu, đề xuất cho Ban Thường vụ, Chủ tịch trong việc tổ chức bộ máy, nhân sự Văn phòng và các đơn vị trực thuộc; được đề xuất tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, điều động, khen thưởng, kỷ luật nhân sự Văn phòng theo phân cấp, ủy quyền.
- Được quản lý, sử dụng tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất của Hiệp hội phục vụ hoạt động chung.
- Được tiếp nhận hồ sơ xin gia nhập, rút khỏi Hiệp hội; thẩm định, trình Chủ tịch, Ban Thường vụ xem xét quyết định; cấp thẻ hội viên, giấy xác nhận tư cách hội viên theo quy định; yêu cầu các đơn vị, hội viên thực hiện nghĩa vụ tài chính theo Điều lệ và Nghị quyết.
- Đề xuất chương trình, kế hoạch và tham gia các hội nghị, hoạt động và chiến lược, kế hoạch phát triển 5 năm, hàng năm của Hiệp hội.
- Tổ chức thực hiện các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
CHƯƠNG V
TÀI CHÍNH VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT
Điều 11. Chế độ quản lý và sử dụng tài chính.
- Văn phòng tổng hợp và Ban chuyên môn được chi thường xuyên để duy trì bộ máy hoạt động theo nhiệm vụ được giao.
- Văn phòng tổng hợp và Ban chuyên môn hàng năm lập dự toán thu, chi báo cáo Chủ tịch Hiệp hội hoặc Phó Chủ tịch Thường trực duyệt theo Quyết định phân công nhiệm vụ Ban lãnh đạo Nhiệm kỳ I (2026-2031).
Điều 12. Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, tài sản:
- Văn phòng và Ban chuyên môn được sử dụng tài sản, các trang thiết bị của cơ quan Văn phòng Hiệp hội.
- Văn phòng có trách nhiệm phân công nhân sự đầu mối thực hiện việc tiếp nhận, phân bổ cơ sở vật chất, tài sản cho các nhân sự trong Văn phòng và chuyên môn, tổ chức quản lý và sử dụng theo đúng quy định, của Nhà nước, của Hiệp hội.
- Hàng năm văn phòng tổng hợp phối hợp với Ban chuyên môn, kế toán tổ chức kiểm kê, đánh giá lại giá trị tài sản do đơn vị quản lý, thực hiện chế độ báo cáo theo quy định; chịu sự kiểm tra, thanh tra về việc quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, tài sản theo quy định pháp luật và của Hiệp hội.
CHƯƠNG VI
MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC
Điều 13. Văn phòng có quan hệ chặt chẽ với các đơn vị trực thuộc Hiệp hội và các đơn vị, hội viên của Hiệp hội để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Các đơn vị có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ với Văn phòng để thực hiện nhiệm vụ của Hiệp hội, đảm bảo tính liên thông, liên kết trong thực hiện nhiệm vụ chung.
Điều 14. Văn phòng trực tiếp quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Hiệp hội để tổ chức hiệu quả hoạt động của đơn vị theo quy định của pháp luật, của Hiệp hội.
CHƯƠNG VII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 15. Hiệu lực và trách nhiệm thi hành.
- Quy định này có 07 Chương, 15 Điều, có hiệu lực thi hành kể từ ngày Chủ tịch Hiệp hội ký Quyết định ban hành.
- Trong quá trình thực hiện, nội dung của quy định này có thể được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn hoạt động của Hiệp hội ./.