(Ban hành kèm theo Nghị quyết số 28/NQ-VIHOMA ngày 18/9/2026 của Ban Chấp hành Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam).
CHƯƠNG I
ĐIỀU KHOẢN CHUNG
Điều 1. Mục đích ban hành
- Thống nhất quản lý các nguồn thu, các khoản chi chính xác, kịp thời, minh bạch phục vụ hoạt động của Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam (Hiệp hội).
- Quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm có hiệu quả tài sản, tài chính góp phần thực hiện đúng tôn chỉ, mục đích, nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệp hội.
- Là căn cứ để Hiệp hội chủ động trong tổ chức hoạt động và hoàn thành nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định trong Điều lệ Hiệp hội; xác định rõ trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Là căn cứ để lập dự toán, kế hoạch tài chính hàng năm, lập báo cáo quyết toán tài chính tháng, quý, năm; thực hiện chế độ, chính sách đối với các ủy viên Ban Thường vụ, Ban Chấp hành, cơ quan giúp việc và các thành viên có liên quan tới hoạt động của Hiệp hội.
Điều 2. Phạm vi, đối tượng áp dụng
- Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về chế độ quản lý, sử dụng tài sản, tài chính thuộc phạm vi quản lý của Hiệp hội.
- Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với văn phòng Hiệp hội: Các cán bộ, nhân viên người lao động làm việc chuyên trách, cộng tác viên của Hiệp hội; và các tổ chức, cá nhân khi sử dụng nguồn tài chính và tài sản của Hiệp hội.
- Các đơn vị cơ sở thuộc, trực thuộc Hiệp hội căn cứ Quy chế này chịu trách nhiệm xây dựng Quy chế quản lý và sử dụng tài sản, tài chính riêng, đảm bảo phù hợp với Điều lệ Hiệp hội và các quy định của pháp luật hiện hành, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý sử dụng tài sản tài chính của đơn vị mình và gửi báo cáo hàng năm về Hiệp hội.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý và sử dụng tài sản, tài chính
- Công khai, minh bạch, và tuân thủ pháp luật, Điều lệ Hiệp hội, các Quy chế, quy định của Hiệp hội.
- Thu, chi tài chính, sử dụng tài sản đúng mục đích, đúng định mức, bảo đảm tiết kiệm, đạt hiệu quả cao, chống tiêu cực, lãng phí.
- Ban Kiểm tra có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo tài chính, tài sản công khai hàng năm cho hội viên biết.
- Không chia lợi nhuận, không phân chia tài sản cho hội viên.
CHƯƠNG II
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI SẢN
Điều 4. Nguồn tài sản
Nguồn tài sản của Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam được hình thành từ:
- Tiền đóng phí gia nhập Hiệp hội và hội phí hàng năm của hội viên. Mức hội phí do Ban Chấp hành Hiệp hội quyết định thông qua Nghị quyết. Thời điểm đóng hội phí năm chậm nhất trước khi kết thúc quý II hàng năm.
- Tiền thu được từ các hoạt động của Hiệp hội theo Quy định của Pháp luật và Điều lệ (sửa đổi, bổ sung) của Hiệp hội đã được Bộ Nội vụ phê duyệt.
- Tiền tài trợ, hỗ trợ, ủng hộ từ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước thực hiện theo Quy định của Pháp luật;
- Các vật dụng, trang thiết bị làm việc do các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước tặng hoặc tài trợ cho Hiệp hội.
- Các khoản thu nhập hợp pháp khác.
Điều 5. Quản lý tài sản
- Các đơn vị cơ sở thuộc, trực thuộc Hiệp hội có sử dụng tài sản của Hiệp hội giao, có trách nhiệm tự quản lý, theo dõi và bảo vệ về số lượng, chất lượng và giá trị các tài sản đó do đơn vị mình đang sử dụng. Cuối năm phải kiểm kê, xác định nguyên nhân thừa, thiếu, tình trạng các tài sản đó, báo cáo về Văn phòng Hiệp hội. Văn phòng Hiệp hội có trách nhiệm quản lý, theo dõi và bảo vệ các tài sản của Hiệp hội. Cuối hàng năm, văn phòng kiểm kê, tổng hợp tình hình quản lý sử dụng tài sản của Hiệp hội tại văn phòng Hiệp hội và tại toàn Hiệp hội, báo cáo Ban Thường vụ Hiệp hội vào cuối năm tài chính và báo cáo Ban Chấp hành Hiệp hội tại kỳ họp đầu năm.
- Tài sản giao đến cá nhân, hoặc tổ nhóm phải có ký xác nhận của cá nhân đó hoặc người đứng đầu tập thể, tổ nhóm đó. Tất cả các nhân viên trong Văn phòng Hiệp hội, hội viên Hiệp hội đều phải có trách nhiệm bảo vệ tài sản chung, bao gồm máy móc thiết bị, phương tiện vận chuyển cũng như các thiết bị văn phòng, đồ gỗ, điện thoại và các tài sản khác của Hiệp hội. Nếu có hành vi dù vô tình hay cố ý gây thiệt hại tới tài sản của Hiệp hội đều phải chịu kỷ luật và bồi thường vật chất.
- Phụ trách các bộ phận có trách nhiệm quản lý tài sản trong phạm vị đơn vị mình được giao; nhắc nhở nhân viên của mình thực hiện các quy định về bảo vệ tài sản của Hiệp hội; chịu trách nhiệm liên đới nếu bộ phận mình quản lý để thất thoát hư hại tài sản.
- Bộ phận Kế toán tại Văn phòng Hiệp hội trực tiếp chịu trách nhiệm mở sổ sách theo dõi và quản lý tài sản cố định của Hiệp hội bao gồm mua sắm mới, thay thế, bảo dưỡng, sửa chữa, và thanh lý theo quyết định của người có thẩm quyền. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hạch toán tài sản cố định (TSCĐ) của bộ phận mình, trong đó có hạch toán khi mua và khi thanh lý, tính khấu hao hàng kỳ…
- Các TSCĐ phải có bộ hồ sơ riêng (Hồ sơ mua sắm, tạo dựng và các giấy tờ, hóa đơn, hợp đồng… có liên quan theo quy định của pháp luật và quy định của Hiệp hội) để theo dõi và quản lý.
Điều 6. Sử dụng tài sản
- Tài sản của Hiệp hội dùng để phục vụ cho các công việc chung của Hiệp hội. Không được sử dụng tài sản của Hiệp hội vào mục đích cá nhân hay ngoài mục đích sử dụng vì lợi ích của Hiệp hội;
- Hiệp hội được phép cho thuê, nhượng bán tài sản khi tài sản không có nhu cầu sử dụng, tài sản hư hỏng, lạc hậu kỹ thuật công nghệ được thanh lý.
- Tài sản bị hư hỏng lỗi thời, lạc hậu không thể phục hồi, không nhượng bán được thì tiến hành thanh lý. Việc thanh lý phải tuân thủ đúng quy trình thanh lý tài sản của Hiệp hội.
- Tiền thu được từ việc cho thuê, nhượng bán và thanh lý tài sản nói trên phải được đưa vào tài khoản của Hiệp hội ngay sau khi thu.
Điều 7. Mua sắm, thanh lý tài sản
- Định kỳ 6 tháng và 01 (một) năm, Văn phòng Hiệp hội lập và báo cáo Chủ tịch Hiệp hội danh sách các tài sản cần mua hoặc/và cần thanh lý (nêu rõ lý do tại sao) kèm dự trù kinh phí các tài sản cần mua đó. Chủ tịch Hiệp hội căn cứ chức năng, thẩm quyền để quyết định hoặc xin ý kiến Thường trực Hiệp hội quyết định.
- Trường hợp cần mua gấp tài sản mới phục vụ công tác chuyên môn, văn phòng Hiệp hội lập danh sách các trang thiết bị cần mua (nêu rõ lý do tại sao phải mua) kèm dự trù kinh phí cho các trang thiết bị đó báo cáo Chủ tịch quyết định đảm bảo kịp thời và sau đó báo cáo Ban Thường vụ trong kỳ họp gần nhất.
- Quy trình mua sắm, thanh lý tài sản:
- a) Quy trình mua sắm:
Đối với những nội dung chi đột xuất phục vụ công việc, không nằm trong kế hoạch thu – chi cho hoạt động của Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam (chi tiết nội dung tại Phụ lục 1), cần trình lãnh đạo phê duyệt chủ trương làm cơ sở để triển khai thực hiện (bước 2). Cụ thể:
– Bước 1: Cán bộ được giao mua sắm hay thanh toán nội dung công việc cần lên kế hoạch, phương án, dự toán đề xuất mua sắm, trình Chánh văn phòng để kiểm soát.
- Bước 2: Chánh Văn phòng trình Chủ tịch Hiệp hội hoặc người được Chủ tịch ủy quyền phê duyệt chủ trương để thực hiện việc mua sắm.
- Bước 3: Cán bộ được giao tiến hành thực hiện (theo chủ trương được duyệt hoặc theo kế hoạch), báo cáo quyết toán theo thực tế phát sinh để làm thủ tục thanh toán.
- Bước 4: Chánh Văn phòng thẩm định hồ sơ quyết toán và trình Chủ tịch hoặc người được Chủ tịch ủy quyền phê duyệt để thanh toán.
Việc mua sắm tài sản phải bảo đảm nguyên tắc:
- Đối với việc mua sắm các tài sản cố định hoặc các dịch vụ có giá trị hợp đồng lớn từ 50.000.000 VNĐ (Năm mươi triệu đồng) trở lên, phải có 3 báo giá chào hàng hoặc giá thị trường được công khai, hợp lý để chọn phương án thích hợp (nếu cùng loại, cùng điều kiện phải là phương án có trị giá thấp nhất) và phải được Chủ tịch Hiệp hội ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
- Các khoản mua sắm, XDCB (trong trường hợp TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc) từ 300.000.000 VNĐ (Ba trăm triệu đồng) trở lên, phải báo cáo Chủ tịch Hiệp hội và trình Ban Thường vụ quyết định hình thức thực hiện.
- Khi hoàn thành việc đầu tư mua sắm hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, phải quyết toán công trình đó và có biên bản nghiệm thu bàn giao kèm các chứng từ chi hợp lệ, Chủ tịch Hiệp hội hoặc người được Chủ tịch ủy quyền là người phê duyệt quyết toán.
- b) Quy trình thanh lý
- Đối với tài sản và các trang thiết bị dụng cụ bị hỏng hóc, không còn sử dụng được, có giá trị dưới 50.000.000 VNĐ (Năm mươi triệu đồng), Chánh văn phòng lên kế hoạch, phương án thanh lý trình Chủ tịch hoặc người được Chủ tịch ủy quyền phê duyệt.
- Đối với các tài sản thanh lý có giá trị từ 50.000.000 VNĐ (Năm mươi triệu đồng) trở lên, Chánh văn phòng báo cáo Chủ tịch và trình Ban Thường vụ quyết định hình thức. Quy trình thanh lý phải đảm bảo hiệu quả, minh bạch và đúng quy định của pháp luật.
- Văn phòng tiến hành thực hiện việc thanh lý theo phương án được duyệt.
- Báo cáo Chủ tịch kết quả thanh lý và tổng hợp báo cáo Ban Thường vụ, Ban Chấp hành tại kỳ họp gần nhất.
- Hàng năm, Văn phòng Hiệp hội có trách nhiệm kiểm kê TSCĐ vào cuối năm theo đúng các quy định của quy chế điều hành nghiệp vụ kế toán. Mọi tổn thất về tài sản của Hiệp hội phải được lập biên bản xác định mức độ, nguyên nhân dẫn đến tổn thất và trách nhiệm cụ thể của những người liên quan. Nếu tài sản bị tổn thất do nguyên nhân chủ quan của tập thể hoặc cá nhân thì tập thể và cá nhân đó sẽ bị kỷ luật và phải có trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
Điều 8. Giải quyết tài sản trong trường hợp giải thể
Trong trường hợp Hiệp hội giải thể, toàn bộ tài sản của Hiệp hội sẽ được kiểm kê đánh giá lại và được xử lý theo Quy định của Pháp luật.
CHƯƠNG III
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI CHÍNH
Điều 9. Năm tài chính và Chủ tài khoản
- Năm tài chính của Hiệp hội bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào 31 tháng 12 hàng năm.
- Chủ tịch Hiệp hội là Chủ tài khoản của Hiệp hội. Chủ tịch có thể ủy quyền cho người có chức vụ thuộc Hiệp hội trong khoảng thời gian nhất định hoặc thường xuyên, để thực hiện công việc trong phạm vi nhất định.
- Hiệp hội căn cứ vào nhu cầu của các đơn vị cơ sở chưa có tư cách pháp nhân thuộc Hiệp hội để mở tài khoản phục vụ cho hoạt động của các đơn vị với điều kiện phải tuân thủ đúng Quy chế quản lý sử dụng tài khoản được Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt.
- Đối với các tài khoản của Hiệp hội phục vụ hoạt động của các đơn vị cơ sở chưa có tư cách pháp nhân thuộc Hiệp hội. Thủ trưởng các đơn vị cơ sở thuộc Hiệp hội có thể được Chủ tịch Hiệp hội ủy quyền chịu trách nhiệm quản lý tài khoản đó và Thủ trưởng các đơn vị đó phải tuân thủ đúng Quy chế quản lý sử dụng tài khoản đã được ủy quyền và phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hiệp hội và trước pháp luật trong việc quản lý sử dụng tài khoản mà Chủ tịch Hiệp hội đã ủy quyền, có trách nhiệm báo cáo đầy đủ việc quản lý sử dụng tài khoản với Chủ tịch Hiệp hội định kỳ 6 tháng, 1 năm và đột xuất khi được yêu cầu.
Điều 10. Các khoản chi
Các khoản chi của Hiệp hội bao gồm:
- Chi cho hoạt động bộ máy Hiệp hội; chi thuê trụ sở làm việc, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc;
- Chi cho hoạt động thực hiện nhiệm vụ của Hiệp hội;
- Chi thực hiện chế độ, chính sách đối với những người làm việc tại Hiệp hội theo quy định của Điều lệ Hiệp hội và các quy định của pháp luật;
- Chi thường xuyên, chi khen thưởng và các khoản chi khác nhằm phục vụ cho hoạt động của Hiệp hội theo quy định của Điều lệ Hiệp hội và các quy định khác của pháp luật.
Điều 11. Nguyên tắc thu – chi tài chính
- Mọi khoản chi phải đảm bảo tiết kiệm, thực hiện đúng mọi nguyên tắc quy định của Nhà nước.
- Mọi khoản chi tiêu của Hiệp hội phải đảm bảo tính kế hoạch, tính mục đích, hợp lý, hợp lệ trên cơ sở tiết kiệm tối đa, tuân thủ theo đúng quy định, quy chế đã đề ra của Hiệp hội.
- Mọi khoản chi đều phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ, phải thực hiện theo đúng quy trình thanh toán, được Chủ tịch Hiệp hội hoặc người được Chủ tịch ủy quyền phê duyệt. Trường hợp các khoản chi không nằm trong kế hoạch tài chính và danh mục chi, phải đề xuất bằng văn bản và được Chủ tịch Hiệp hội hoặc người được Chủ tịch ủy quyền phê duyệt chủ trương trước khi triển khai thực hiện.
- Mọi khoản thu chi phải được kế toán cập nhật ghi chép tính toán chính xác kịp thời và đầy đủ. Bộ phận tài chính kế toán có trách nhiệm thực hiện, theo dõi, hạch toán, giám sát, kiểm tra và quản lý chặt chẽ các khoản thu, các khoản chi của Hiệp hội theo đúng quy chế của Hiệp hội và phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước. Thực hiện chế độ báo cáo lãnh đạo Hiệp hội theo quy định.
Điều 12. Quản lý thu – chi tài chính
- Hàng năm, Văn phòng Hiệp hội lập báo cáo tài chính, kế hoạch thu – chi tài chính của Hiệp hội trong năm tiếp theo, Tổng thư ký kiểm tra và Chánh văn phòng trình Chủ tịch quyết định, trình Ban Thường vụ phê duyệt và báo cáo Ban Chấp hành trong kỳ họp đầu năm.
- Hàng tháng văn phòng Hiệp hội lập kế hoạch thu – chi tài chính của Văn phòng Hiệp hội, tổng hợp gửi Tổng thư ký kiểm tra và Chánh Văn phòng trình Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt làm cơ sở thực hiện trong tháng.
- Đối với các khoản chi ngoài kế hoạch phải được Chủ tịch Hiệp hội hoặc người được Chủ tịch ủy quyền phê duyệt trước khi thực hiện. Chánh văn phòng có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Ban Thường vụ Hiệp hội, ban Chấp hành Hiệp hội tại kỳ họp gần nhất.
- Chủ tịch Hiệp hội có thể ủy quyền bằng văn bản cho các phó Chủ tịch ký các khoản thu – chi cụ thể với hạn mức cụ thể ở từng thời điểm hoặc thường xuyên theo nhu cầu thực tế hoạt động của Hiệp hội.
Điều 13. Quy trình thanh quyết toán
- Đối với việc tạm ứng:
– Cán bộ thực hiện làm đề xuất tạm ứng
– Chánh văn phòng xác nhận
– Kế toán làm thủ tục và trình Chủ tịch (hoặc người được Chủ tịch ủy quyền) duyệt chi tạm ứng.
– Thủ quỹ chi tạm ứng.
- Đối với việc thanh toán:
- Cán bộ thực hiện tập hợp hóa đơn, chứng từ và làm đề nghị thanh toán
- Chánh văn phòng xác nhận
- Cán bộ thực hiện trình Chủ tịch hoặc người được Chủ tịch ủy quyền phê duyệt thanh toán, quyết toán.
- Kế toán làm thủ tục thanh toán theo quy định.
- Đối với khoản chi không nằm trong kế hoạch tài chính hoặc danh mục chi, cần phải xin duyệt chủ trương trước khi triển khai thực hiện.
Việc thanh quyết toán các khoản chi phí phải đảm bảo nguyên tắc:
- Khi thanh toán phải có đủ chứng từ hợp lệ. CBNV thanh toán phải chịu trách nhiệm về nội dung thanh toán cũng như đảm bảo tính đúng đắn của chứng từ.
- CBNV phải có trách nhiệm thanh toán các khoản chi phí chậm nhất là 7 ngày sau khi chi phí phát sinh hoặc sau khi kết thúc chuyến công tác. Các trường hợp đặc biệt phải được Chủ tịch Hiệp hội chấp nhận.
- Trường hợp CBNV thuyên chuyển công tác phải xử lý dứt điểm công nợ với đơn vị cũ, Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp và kiểm soát, báo cáo Tổng thư ký để trình Chủ tịch quyết định trước khi thanh toán nốt cho người thuyên chuyển.
- Với các khoản chi tạm ứng phải có đề nghị tạm ứng được cấp có thẩm quyền duyệt chủ trương. Mọi khoản tạm ứng phải có căn cứ rõ ràng, cụ thể. Nếu là tạm ứng mua hàng hóa, dịch vụ: căn cứ là giá bán hàng hóa, dịch vụ. Nếu là tạm ứng công tác: căn cứ là chi phí tàu xe đi lại, phụ cấp lưu trú, phụ cấp công tác (nếu có). Mọi khoản chi tạm ứng phải dựa trên kế hoạch chi tiêu đã được phê duyệt và duyệt chủ trương của cấp có thẩm quyền. Các khoản phát sinh ngoài kế hoạch chi tiêu trên phải được phê duyệt chủ trương của cấp có thẩm quyền.
- CBNV phải có trách nhiệm thanh toán mọi khoản tạm ứng sau khi thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc kết thúc công tác. Các khoản tạm ứng phải được thanh lý trong thời hạn tối đa 1 tháng, trường hợp chậm thanh toán phải được cấp thẩm quyền cho phép.
Điều 14. Quản lý tiền lương
Văn phòng Hiệp hội có trách nhiệm lên kế hoạch quỹ tiền lương, báo cáo Chủ tịch để trình Ban Thường vụ Hiệp hội phê duyệt quỹ tiền lương (Bao gồm các mức lương, phụ cấp, thù lao) của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Hiệp hội, Tổng Thư ký, các Phó tổng thư ký Hiệp hội,… Chánh văn phòng và cán bộ, nhân viên, người lao động của văn phòng Hiệp hội, các cán bộ kiêm nhiệm của các ban thuộc Hiệp hội trong năm. Quỹ tiền lương phù hợp với kế hoạch tài chính của năm đã được Ban Chấp hành thông qua.
Điều 15. Quản lý các khoản chi tiêu khác
Mức cho các khoản chi tiêu khác ngoài lương và các chi phí thường xuyên của Hiệp hội dựa trên cơ sở các quy định của Nhà nước, Hiệp hội được vận dụng vào thực tế phát sinh cho phù hợp và các mức cụ thể do Ban Thường vụ quyết định.
Điều 16. Về các nguồn thu cho kinh phí phục vụ hoạt động của Hiệp hội
- Các nguồn thu là các khoản thu, nhận được theo quy định về đào tạo, nghiên cứu, tư vấn, tài trợ, các hoạt động quảng cáo, tổ chức sự kiện, bảo trợ… các hoạt động tùy theo nội dung ký kết trực tiếp với Hiệp hội hoặc Hiệp hội ủy quyền các đơn vị cơ sở thuộc, trực thuộc Hiệp hội hoặc các hội viên có chức năng cũng như đối tác khác có chức năng theo quy định.
- Hội phí đối với tổ chức khi tham gia là hội viên Hiệp hội bao gồm:
– Phí gia nhập đối với hội viên tổ chức mới là 50 triệu (đóng 1 lần);
– Phí thường niên đối với hội viên là tổ chức là 20 triệu đồng.
Tùy theo tình hình cụ thể hàng năm, Ban Chấp hành có thể phê duyệt lại mức hội phí này.
- Các đơn vị cơ sở thuộc, trực thuộc Hiệp hội có trách nhiệm đóng góp một phần kinh phí của mình về Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam như sau:
- Đối với các đơn vị mới thành lập, ba (03) năm đầu tiên được toàn quyền sử dụng hội phí hoặc lợi nhuận thu được từ kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Kể từ năm thứ tư (04) trở đi, tùy thuộc vào kết quả hoạt động, kinh doanh của từng đơn vị để cân đối mức trách nhiệm phải thực hiện với Hiệp hội trung ương.
- Đối với các Hội, Hiệp hội tại địa phương đã là Hội viên chính thức của Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam, thực hiện theo nghĩa vụ của Hội viên đối với Hiệp hội.
- Quy định thu phí khi Hiệp hội bảo trợ, chủ trì cho các sự kiện tối thiểu là 10 triệu đồng/mỗi sự kiện, mức phí này có thể thay đổi tùy theo quy mô diễn ra của từng sự kiện cụ thể. Đơn vị tổ chức sự kiện là:
- Các doanh nghiệp hội viên;
- Các đơn vị cơ sở thuộc, trực thuộc Hiệp hội;
- Các Hiệp hội địa phương là hội viên chính thức của Hiệp hội.
Hợp đồng bảo trợ có thể ký trực tiếp với Hiệp hội hoặc ủy quyền qua các đơn vị trực thuộc có chức năng của Hiệp hội như Tạp chí Khoáng nóng, các trung tâm, đơn vị hội viên có chức năng.
- Các khoản thu là các khoản tài trợ, ủng hộ, hỗ trợ từ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
- Các đơn vị cơ sở thuộc, trực thuộc Hiệp hội có trách nhiệm chuyển các khoản thu do Hiệp hội ủy quyền ký hợp đồng hoặc Hiệp hội giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện theo chức năng về Hiệp hội ngay sau khi nhận được các khoản thu trong vòng 30 ngày làm việc.
Điều 17. Về quyết toán tài chính
– Hàng năm, Văn phòng Hiệp hội lập báo cáo tài chính, làm việc với Ban Kiểm tra để trình Ban Thường vụ.
– Hằng năm, Văn phòng Hiệp hội lập báo cáo quyết toán tài chính năm, dự toán tài chính năm sau, trình Ban Thường vụ Hiệp hội phê duyệt và báo cáo Ban Chấp hành Hiệp hội tại kỳ họp gần nhất.
CHƯƠNG IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 18. Điều khoản thực hiện
Bản quy chế này gồm 04 Chương, 18 Điều có hiệu lực từ ngày ban hành Nghị quyết của Ban Chấp hành Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam.
Các phụ lục đính kèm là những phần bổ sung không tách rời của Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện, những nội dung trong Quy chế không còn phù hợp sẽ được Ban Chấp hành Hiệp hội xem xét, sửa đổi hoặc hủy bỏ./.
PHỤ LỤC
QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN, TÀI CHÍNH
CỦA HIỆP HỘI KHOÁNG NÓNG VIỆT NAM
CHƯƠNG I – CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
- Phạm vi, đối tượng áp dụng
Phụ lục Quy chế này quy định các nội dung, hình thức và định mức chi tiêu của các khoản chi phí phát sinh áp dụng trong nội bộ Hiệp hội Khoáng nóng Việt Nam (Sau đây gọi tắt là Hiệp hội).
Phụ lục Quy chế này là một trong những cơ sở để Ban lãnh đạo Hiệp hội, các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị, bộ phận, cá nhân đề xuất lãnh đạo phê duyệt các khoản chi tiêu nhằm định hướng và thống nhất quản lý tài sản, tài chính trong nội bộ Hiệp hội.
- Mục đích, yêu cầu
Thực hiện quản lý chặt chẽ các khoản chi, để giảm chi phí, khuyến khích các cán bộ, người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, sử dụng kinh phí tiết kiệm đúng mục đích và có hiệu quả.
Phụ lục Quy chế chi tiêu nội bộ được phổ biến, công khai cho Ban lãnh đạo Hiệp hội, các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong Hiệp hội biết để thực hiện và kiểm tra, giám sát.
- Nguyên tắc chi tiêu
– Mọi khoản chi đều phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ đủ để chứng minh các giao dịch phát sinh và được các cấp có thẩm quyền phê duyệt làm chứng từ gốc để thực hiện nghiệp vụ.
– Các khoản chi tiêu phải đúng mục đích, tiết kiệm, chống lãng phí, hiệu quả, hợp pháp;
– Phụ lục Quy chế này được xây dựng trên nguyên tắc: Thảo luận dân chủ, công khai rộng rãi trong toàn Hiệp hội.
– Phụ lục Quy chế bao gồm các quy định về chế độ, tiêu chuẩn, định mức áp dụng thống nhất trong toàn Hiệp hội đảm bảo cho các đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao, sử dụng có hiệu quả kinh phí và tăng cường công tác quản lý trên nguyên tắc dân chủ, công bằng, công khai, phân phối theo lao động và trách nhiệm.
– Chủ tịch Hiệp hội hoặc người được Chủ tịch ủy quyền là người phê duyệt tất cả các khoản chi tiêu của Hiệp hội;
– Những nội dung chưa ban hành chế độ, Chủ tịch Hiệp hội chỉ đạo xây dựng mức chi cho từng nhiệm vụ phù hợp với nguồn tài chính của Hiệp hội.
– Bộ phận tài chính – kế hoạch của Văn phòng Hiệp hội chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm soát tất cả các khoản chi tiêu trong Hiệp hội.
- Các khoản chi tiêu:
– Chi cho công tác tổ chức: các cuộc họp của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Kiểm tra, Đại hội và các Hội nghị, Hội thảo, Hội chợ, Tọa đàm… và các hoạt động chung khác của Hiệp hội.
– Chi ăn, ở, đi lại cho Chủ tịch Hiệp hội, các Phó Chủ tịch Hiệp hội, Tổng Thư ký, Ủy viên Thường vụ và Ủy viên Ban Kiểm tra đến tham dự các cuộc họp của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ và Ban Kiểm tra.
– Chi ăn, ở, đi lại cho các đại biểu là khách mời VIP đến tham dự Đại hội và hội nghị, hội thảo do Hiệp hội tổ chức.
– Chi ăn, ở, đi lại cho các đại diện của Hiệp hội được Chủ tịch Hiệp hội cử đi tham dự các sự kiện do cơ quan ban ngành của nhà nước, các đơn vị thành viên, hội viên, doanh nghiệp, các đối tác trong nước và quốc tế tổ chức.
– Chi cho công tác lễ tân đón tiếp các đoàn đại biểu trong và ngoài nước đến làm việc với Hiệp hội.
– Chi công tác phí cho cán bộ và nhân viên Hiệp hội được Hiệp hội cử đi công tác trong và ngoài nước.
– Chi cho xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, phương tiện đi lại làm việc của Hiệp hội.
– Chi in ấn văn bản, tài liệu phục vụ công tác của Hiệp hội.
– Chi trả lương, thù lao và phụ cấp cho cán bộ, nhân viên của Văn phòng Hiệp hội, lãnh đạo, nhân viên chuyên trách các ban trực thuộc Hiệp hội.
– Chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ nhân viên làm việc tại Văn phòng Hiệp hội.
– Chi khen thưởng cho cán bộ, nhân viên, hội viên, cộng tác viên của Văn phòng Hiệp hội.
Và các khoản chi thường xuyên khác nhằm phục vụ cho hoạt động của Hiệp hội.
CHƯƠNG II – QUẢN LÝ CHI PHÍ
- Tiền lương, tiền công, bảo hiểm
1.1. Tiền lương, tiền công
- Tiền lương, tiền công là khoản tiền mà Hiệp hội trả cho người làm việc để thực hiện công việc theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
- Hiệp hội đảm bảo trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.
- Tiền lương, tiền công được trả qua tài khoản cá nhân của người lao động, được mở tại ngân hàng hoặc trả trực tiếp bằng tiền mặt.
- Trong tháng, người lao động được thanh toán lương vào khoảng ngày thứ 20 hàng tháng. Trường hợp, cần tạm ứng lương trước thời hạn thì được ứng không quá 2/3 số lương của tháng đang làm việc.
1.2. Xác định quỹ tiền lương của Hiệp hội
Quỹ tiền lương được xác định theo năm tương ứng với năng suất, hiệu quả thu hội phí cũng như kêu gọi hỗ trợ, tài trợ cho các hoạt động của Hiệp hội.
1.3. Các khoản chi khác ngoài lương
- a) Tiền ăn trưa: Được tính trên số ngày công thực tế. Chủ tịch Hiệp hội căn cứ thực tế nhu cầu và nguồn lực của Hiệp hội để quyết định tiền ăn trưa phù hợp với các quy định hiện hành và thực tế hoạt động của Hiệp hội.
- b) Tiền làm ngoài giờ:
– Nguyên tắc: Căn cứ vào thực tế nhu cầu công việc, nếu cần thiết phải bố trí lao động làm thêm giờ, các đơn vị, bộ phận lập đề nghị phát sinh làm thêm giờ được Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt, có chấm công cụ thể.
– Thanh toán: Căn cứ Bộ luật lao động năm 2019; Căn cứ tình hình tài chính của đơn vị, Chủ tịch Hiệp hội căn cứ vào nhu cầu và hiệu quả công việc từng thời điểm quyết định chi tiền làm ngoài giờ theo nguyên tắc sau và phù hợp với quy định của Nhà nước, thực tế hoạt động của Hiệp hội. Trong đó, tiền lương làm việc 1 giờ bằng tổng thu nhập trong 1 tháng /160 giờ).
- Ngày thường: 150% tiền lương làm việc 1 giờ
- Ngày nghỉ: 200% tiền lương làm việc 1 giờ
- Ngày lễ: 300% tiền lương làm việc 1 giờ
- Nghỉ phép: CBNV đến ngày 31/12 hàng năm không nghỉ hết số ngày phép thì được chuyển số ngày phép còn lại sang năm tiếp theo nhưng không quá 3 ngày. Số ngày phép vượt quá sẽ không được thanh toán trử trưởng hợp đặc biệt do Tổng thư ký yêu cầu và trình Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt.
- Trường hợp nghỉ không lương phải có đơn và được phụ trách bộ phận và Tổng Thư ký duyệt, chuyển cho Kế toán để ngừng tính lương.
- Hạn mức cụ thể do Chủ tịch ra quyết định, phù hợp với quy định về thuế, kế toán và luật lao động hiện hành.
- c) Tiền thưởng các ngày lễ, tết trong năm: Tùy theo tình hình tài chính tại các thời điểm mà ban lãnh đạo Hiệp hội cân đối mức chi thưởng cho cán bộ nhân viên.
- d) Thanh toán bảo hiểm xã hội;
Chi trả bảo hiểm xã hội cho người lao động nghỉ ốm, con ốm, nghỉ thai sản, tại nạn,… căn cứ vào các loại giấy cho phép nghỉ của cơ quan chuyên môn có thẩm quyền theo quy định của Bộ Luật lao động, Luật bảo hiểm xã hội và các văn bản khác có liên quan.
Trong trường hợp đặc biệt người lao động nghỉ việc vì những lý do nêu trên mà không có giấy cho phép nghỉ của cơ quan chuyên môn có thẩm quyền thì chỉ được thanh toán chế độ khi có quyết định của Chủ tịch Hiệp hội trong đó ghi rõ mức hưởng và nguồn kinh phí để chi trả.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
2.1. Chi văn phòng phẩm:
- Chánh Văn phòng quyết định mua văn phòng phẩm theo kế hoạch mua văn phòng phẩm của tháng đã được duyệt và báo cáo Chủ tịch vào cuối hàng tháng.
- Việc sử dụng văn phòng phẩm phải trên nguyên tắc tiết kiệm tối đa, tránh các lãng phí không cần thiết.
- Chỉ mua sắm các trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng dùng cho hoạt động chuyên môn; sách báo, tài liệu tham khảo, chế độ dùng cho công tác chuyên môn nghiên cứu khoa học, nghiệp vụ quản lý, văn bản pháp luật được thanh toán theo kế hoạch hàng năm và đã được các bộ phận lập dự trù dưới sự phê duyệt của Chủ tịch theo thực tế trên nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.
- Cuối tháng, Văn phòng tập hợp kết quả thực hiện mua văn phòng phẩm của tháng, dự trù nhu cầu văn phòng phẩm tháng tiếp theo trình cho Tổng thư ký kiểm soát và trình Chủ tịch duyệt phù hợp với kế hoạch tổng thể năm đã được Chủ tịch phê duyệt.
2.2. Chi phí điện thoại và dịch vụ internet
- a) Điện thoại cố định
- Điện thoại cố định của cơ quan chỉ phục vụ công tác chuyên môn, không sử dụng vào mục đích riêng. Khi đàm thoại cần chuẩn bị trước nội dung, nói ngắn gọn nhằm tiết kiệm chi phí. Các nội dung trao đổi dài cần chuyển sang hình thức văn bản qua máy Fax hoặc Internet.
- Chi phí điện thoại cố định được thanh toán theo định mức chi phí đã được phê duyệt và được thay đổi để phù hợp với tình hình thực tế.
- b) Điện thoại di động
- Phụ cấp điện thoại di động được phân bổ chi trả hàng tháng theo nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận đã được Chủ tịch Hiệp hội hoặc người được Chủ tịch Hiệp hội ủy quyền ký duyệt.
- Căn cứ vào nhu cầu từng thời điểm, cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, Chủ tịch Hiệp hội hoặc người được Chủ tịch Hiệp hội ủy quyền sẽ quyết định điều chỉnh.
- c) Dịch vụ Internet: Đường truyền internet và truyền hình cáp sẽ được thanh toán theo gói cước thực tế.
2.3. Chi hội nghị, tiếp khách giao dịch
- a) Nguyên tắc chung
- Hội nghị, hội họp trong cơ quan bao gồm: hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị tập huấn, hội nghị triển khai nhiệm vụ công tác, họp làm việc, họp chuyên môn, hội thảo chuyên đề …
- Việc tổ chức hội nghị phải trang trọng, không phô trương hình thức, thành phần tham dự là những người trực tiếp liên quan.
- Căn cứ thành phần, tính chất, thời gian làm việc, bộ phận chủ trì buổi làm việc xây dựng kế hoạch chi tiết trình Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt.
- Về công tác lễ tân, phòng họp, khánh tiết đơn vị chủ trì phải thông báo cụ thể tới Chánh Văn phòng để chuẩn bị phục vụ.
- b) Mức chi:
Căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị, Hiệp hội quy định như sau:
– Hội nghị họp cán bộ chủ chốt mức chi hỗ trợ tiền ăn: 100.000 đồng/người/buổi họp.
– Hội nghị học tập Nghị quyết của Đảng và Nhà nước mức chi hỗ trợ tiền ăn: từ 50.000 đồng đến 100.000 đồng/người/ngày.
– Hội nghị triệu tập toàn thể CBNV khi cần thiết mức chi hỗ trợ tiền ăn: từ 50.000 đồng đến 100.000 đồng/người/buổi họp.
– Các hội nghị được tổ chức, Chánh văn phòng lập dự trù báo cáo Chủ tịch Hiệp hội quyết định mức chi tùy theo tình hình thực tế của đơn vị.
+ Tiền nước uống trong cuộc họp: tối đa không quá 30.000 đồng/ngày (2 buổi)/đại biểu;
+ Các khoản chi khác thanh toán theo số lượng trong dự toán chi tổ chức hội nghị đã được Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt và hóa đơn thu tiền thực tế, Các hội nghị khác do Chủ tịch Hiệp hội quyết định trên cơ sở tiết kiệm. Đơn vị tổ chức hội nghị được chi các nội dung sau: Tiền thuê hội trường: thuê máy chiếu; trang thiết bị, đồ dùng phục vụ trực tiếp hội nghị; tiền tài liệu, tiền thuê phương tiện đưa đón đại biểu từ nơi nghỉ đến nơi tổ chức hội nghị, tiền nước uống, hỗ trợ tiền ăn, thuê chỗ nghỉ, tiền tàu xe chỉ đại biểu, tiền làm thêm giờ cho bộ phận tổ chức và phục vụ hội nghị… Các khoản chi này khi thanh toán phải đảm bảo đầy đủ chứng từ hợp lệ.
- c) Ngoài ra, hàng tháng Văn phòng Hiệp hội được thanh toán chi phí do mua bánh trái, chè, nước hoa quả, đồ lễ thắp hương ngày rằm, mùng 1 tại Văn phòng Hiệp hội theo thực tế phát sinh trên tinh thần tiết kiệm nhưng không được vượt quá 500.000 đồng/ 1 lần.
- d) Về chi phí tiếp khách
– Chánh Văn phòng Hiệp hội báo cáo Tổng thư ký kế hoạch tiếp khách hàng tháng và trình Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt trong kế hoạch thu chi hàng tháng. Trường hợp chi phi tiếp khách vượt quá kế hoạch được duyệt hoặc tiếp khách đột xuất không có trong kế hoạch, cần báo cáo và xin duyệt chủ trương từ lãnh đạo có thẩm quyền và thực hiện tiếp theo đúng quy trình thanh toán đã được quy định ở trên.
Chi phí tiếp khách chỉ được thanh toán khi có đủ chứng từ hợp lệ, hợp pháp và được ký xác nhận người trực tiếp sử dụng tiếp khách trước khi chuyển kế toán thanh toán.
Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch tài chính và tình hình thực tế của Hiệp hội, Chủ tịch Hiệp hội ra quyết định cụ thể mức chi cho hàng năm.
* Chứng từ thanh toán: Các đơn vị, bộ phận khi làm đề nghị thanh toán phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp lệ.
2.4. Tạm ứng cho hoạt động của Hiệp hội
– CBNV Hiệp hội mua bán vật tư, hàng hoá, máy móc thiết bị, trả tiền vận chuyển, đi công tác v.v. phục vụ cho nhu cầu hoạt động của Hiệp hội được tạm ứng tiền.
– Khi tạm ứng, CBNV phải làm giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu, ghi rõ nội dung, mục đích tạm ứng, thời gian hoàn tạm ứng và có ý kiến của phụ trách trước khi trình cấp có thẩm quyền duyệt tạm ứng.
– Đối với cán bộ lãnh đạo cấp Chủ tịch, các Phó chủ tịch, Tổng thư ký khi đi công tác được Văn phòng lập dự trù chi phí trình Chủ tịch duyệt và Văn phòng thực hiện tạm ứng để giải quyết các công việc chuẩn bị trước khi thực hiện.
– Người tạm ứng phải thanh toán xong số tiền tạm ứng đợt trước mới được tạm ứng đợt sau.
– Chánh Văn phòng có trách nhiệm giám sát chặt chẽ các khoản tạm ứng, xử lý kịp thời các trường hợp thanh toán tạm ứng không đúng quy định.
– Các trường hợp tạm ứng cho hoạt động của Hiệp hội ngoài quy định này, Chánh Văn phòng báo cáo Chủ tịch để quyết định (hoặc báo cáo Phó Chủ tịch Thường trực khi Chủ tịch ủy quyền).
2.5. Chi phí mua ngoài khác
Chi phí điện thoại, điện, nước, vệ sinh… căn cứ vào hợp đồng dịch vụ hoặc bản xác nhận ký giữa Hiệp hội với bên cung cấp dịch vụ, chỉ số sử dụng điện nước và hoá đơn do bên cung cấp xuất trình để thanh toán.
2.6. Chi đào tạo
CBNV trong Hiệp hội được Chủ tịch Hiệp hội cử đi đào tạo trong và ngoài nước sẽ được Hiệp hội thanh toán một phần hoặc toàn bộ chi phí trong quá trình học tập theo quyết định của Chủ tịch Hiệp hội. Chi phí đào tạo của Hiệp hội thực hiện theo nguyên tắc là ưu tiên đào tạo cán bộ chủ chốt trước, sau đó đào tạo đến nhân viên, cụ thể như sau:
- CBNV được cử đi đào tạo trong giờ hành chính dưới 3 tháng thì được hưởng mọi chế độ và quyền lợi như trong thời gian làm việc chính thức.
- Cán bộ, nhân viên được cử đi đào tạo trong giờ hành chính từ 3 tháng trở lên thì ngoài việc được Hiệp hội xem xét hỗ trợ các chi phí liên quan đến học tập còn được xem xét hỗ trợ tiền sinh hoạt phí tối đa bằng mức lương cơ bản cán bộ, nhân viên hiện đang hưởng.
- Cán bộ, nhân viên được cử đi đào tạo sẽ được Hiệp hội nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (nếu cần) và thời gian học tập được tính là thời gian công tác tại Hiệp hội.
- CBNV được Hiệp hội cử đi đào tạo có thời gian từ 3 tháng trở lên phải cam kết sau khi hoàn thành chương trình học tập sẽ quay lại Hiệp hội làm việc tối thiểu 3 năm (36 tháng). Nếu thời gian làm việc tại Hiệp hội sau khi kết thúc khóa học không đủ 3 năm (36 tháng) thì phải hoàn trả toàn bộ số tiền Hiệp hội đã hỗ trợ trong quá trình học tập (gồm cả tiền lãi đối với số tiền Ngân hàng đã hỗ trợ).
- Chính sách đào tạo cán bộ, nhân viên do Chủ tịch Hiệp hội ban hành theo đề nghị của Tổng thư ký.
2.7. Chi phí giao dịch, lễ tân, khánh tiết, hiếu hỷ
Chi phí giao dịch, lễ tân, khánh tiết, hiếu hỷ để xây dựng mối quan hệ đối ngoại, giao dịch với các cơ quan, đơn vị có đóng góp vào hoạt động của Hiệp hội thực hiện theo quyết định của Chủ tịch Hiệp hội. Cụ thể:
– Chi phi cho việc hiếu – hỷ là tứ thân phụ mẫu (bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ/chồng, mẹ vợ chồng) của CBNV Văn phòng Hiệp hội, các đơn vị trực thuộc Hiệp hội, hoặc các đối tác của Hiệp hội: việc hiếu từ 1.000.000 – 1.500.000 đồng/1 đám; việc hỷ 1 triệu đồng/ 1 đám (Tùy thuộc phong tục từng địa phương mà điều chỉnh cho linh hoạt).
– Chi mua hoa chúc mừng các đơn vị là hội viên Hiệp hội, đối tác của Hiệp hội theo Thư mời từng sự kiện với mức là 1.000.000 đồng/ 1 sự kiện.
– Chi chúc mừng sinh nhật cho CBNV Văn phòng Hiệp hội: cấp lãnh đạo 1.000.000 đồng/ 1 lần; cấp nhân viên văn phòng 500.000 đồng/ 1 lần.
– Đối với khách mời hoặc các đối tác của Hiệp hội được Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt thì được thanh toán chi phi lễ tân, khánh tiết (chi phí giao dịch, chi phí lưu trú, chi phi đi lại).
2.8. Chi dịch vụ tư vấn
Các dịch vụ tư vấn nhằm tăng cường năng lực của Hiệp hội trong hoạt động và tăng thêm các nguồn thu theo quy định pháp luật. Các hợp đồng này phải được Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt chủ trương trước khi thực hiện.
2.9. Chế độ công tác phí
Chế độ công tác phí cho cán bộ Hiệp hội đi công tác ngắn hạn trong và ngoài nước
- a) Chi công tác phí
CBNV Hiệp hội được Chủ tịch Hiệp hội cử đi công tác trong và ngoài nước được thanh toán tiền di chuyển, tiền khách sạn và tiền công tác phí, khi có: Phiếu đề xuất đi công tác đã được Chủ tịch hoặc người được Chủ tịch ủy quyền, phân công công việc phê duyệt (Trong phiếu đề xuất này phải có tổng mức dự trù chi phi đi công tác) cùng các chứng từ phát sinh cần thanh toán.
- b) Điều kiện để được thanh toán công tác phí
- Có quyết định cử đi công tác do Chủ tịch Hiệp hội ký duyệt.
- Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.
- Có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để thanh toán.
- c) Thanh toán công tác phí đi nước ngoài
Công tác phí là một khoản chi phí đảm bảo cho người đi công tác nước ngoài chi phí trong thời gian công tác. Khoản chi phí đó bao gồm:
- Những khoản thanh toán trực tiếp cho cá nhân người đi công tác nước ngoài gồm:
- Tiền vé các phương tiện đi lại, bao gồm: tiền vé máy bay, vé tàu, vé xe từ Việt Nam đến nước công tác và ngược lại (kể cả vé máy bay, vé tàu xe của chặng đường trong nội địa nước đến công tác);
- Tiền thuê phương tiện từ nhà đến sân bay, ga tàu, bến xe, cửa khẩu và ngược lại khi đi công tác nước ngoài về nhà (ở trong nước);
- Tiền thuê phương tiện từ sân bay, ga tàu, bến xe, cửa khẩu khi nhập cảnh đến nơi ở nước đến công tác và ngược lại khi xuất cảnh;
- Tiền thuê phòng nghỉ ở nước đến công tác;
- Tiền ăn và tiêu vặt ở nước đến công tác (20 USD/người/ngày);
- Tiền tiêu vặt ở nước đến công tác (đối với trường hợp phía nước ngoài đài thọ toàn bộ chi phí ăn, ở)
- Lệ phí sân bay trong và ngoài nước (nếu có);
- Lệ phí thị thực, lệ phí cấp hộ chiếu;
- Tiền đóng góp tham mua tài liệu nếu có);
- Tiền bảo hiểm y tế;
- Trường hợp được cử đi công tác nước ngoài nếu phải tập trung tại một địa điểm nhất định để cùng đi hoặc khi đi nước ngoài về mà không thể về nhà kịp trong ngày, thì được cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn đi công tác nước ngoài thanh toán tiền công tác phí theo chế độ công tác phí hiện hành đối với người đi công tác trong nước.
- Những khoản thanh toán chung cho cả đoàn gồm:
- Tiền cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho đợt công tác;
- Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày tại nước đến công tác; tiền thuê phương tiện trong trường hợp phải quá cảnh (theo hành trình công tác đã được phê duyệt);
- Tiền điện thoại, fax, Internet;
- Tiền puốc-boa;
- Tiền mua vé ra, vào cửa đối với các đoàn cán bộ đi công tác nghiên cứu và khảo sát các lĩnh vực có tính đặc thù liên quan đến nhiệm vụ chuyên môn
- Tiền chiêu đãi; mua quà tặng đối ngoại;
- Tiền thuê dịch thuật: Tiền thuê dịch thuật (chỉ thực hiện trong trường hợp cơ quan không bố trí được cán bộ làm phiên dịch, dịch tài liệu) thì có thể thuê dịch thuật từ trong nước đi hoặc có thể thuê tại nước đến công tác (để tiết kiệm chi phí phương tiện đi và về).
Chi phí dịch thuật được thanh toán trọn gói như sau:
+) Trường hợp thuê dịch thuật từ trong nước đi, thanh toán các khoản chi phí: phương tiện đi lại; tiền ăn và tiêu vặt; tiền phòng nghỉ theo mức công tác phí như thành viên đoàn công tác và thù lao dịch thuật theo mức chi dịch thuật;
+) Trường hợp thuê dịch thuật tại nước đến công tác, chi phí trọn gói được xác định gồm các khoản phương tiện đi lại tại nước sở tại trong thời gian cùng làm việc với đoàn; tiền ăn và tiêu vặt, tiền phòng nghỉ theo mức công tác phí như thành viên đoàn công tác; thù lao dịch thuật (chỉ theo ngày làm việc thực tế có sử dụng phiên dịch tại chương trình đã được phê duyệt) theo mức chi đã được phê duyệt tại dự toán đoàn đi công tác;
Khi quyết toán khoản chi dịch thuật phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ gồm: hoá đơn hoặc ký nhận thanh toán trọn gói cho người dịch thuật (hoặc đơn vị cung cấp dịch thuật) căn cứ theo hợp đồng ký kết giữa Trưởng đoàn công tác và người dịch thuật (hoặc đơn vị cung cấp dịch thuật); trường hợp hoá đơn, chứng từ bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch ra tiếng Việt;
– Tất cả các trường hợp phía mời bảo đảm toàn bộ chi phí cho chuyến đi thì người đi công tác được hưởng theo mức đài thọ của phía mời.
- d) Loại ngoại tệ, tỷ giá áp dụng
– Loại ngoại tệ áp dụng trong việc xác định định mức, mức chi, tạm ứng và quyết toán là Đô la Mỹ (USD).
– Trường hợp thực tế chi bằng ngoại tệ khác với đôla Mỹ sẽ được quy đổi trên cơ sở tổng số được chi tính bằng đôla Mỹ. Tỷ giá quy đổi giữa đồng đô la Mỹ (USD) và đồng ngoại tệ khác được căn cứ vào chứng từ đổi tiền hợp pháp của nước đến công tác.
– Trường hợp không có chứng từ tỷ giá quy đổi thì áp dụng tỷ giá quy đổi ra đô la Mỹ theo tỷ giá trung bình (mua và bán) của Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam hoặc của Bộ Tài chính tại thời điểm đi công tác.
– Trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng ở nước ngoài thì căn cứ vào bản thanh toán trên sao kê kèm theo chứng từ gốc để thanh toán quy đổi sang đô la Mỹ theo tỷ giá của ngân hàng trên bản sao kê.
- e) Hồ sơ tạm ứng cho các đoàn đi công tác ngắn hạn trong và ngoài nước
– Quyết định cử đi công tác trong và ngoài nước do Chủ tịch Hiệp hội ký duyệt; Dự toán tạm ứng chi đoàn đi công tác do Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt.
– Lịch trình công tác;
– Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của Hãng hàng không;
– Giấy mời của phía nước ngoài có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).
- g) Quyết toán đoàn đi công tác trong và ngoài nước
Trong thời gian 15 ngày làm việc kể từ khi về, đoàn đi công tác có trách nhiệm tập hợp đầy đủ chứng từ, thực hiện quyết toán kinh phí đã tạm ứng để bộ phận kế toán thanh toán tạm ứng./.